Privacy- en cookieverklaring

Ayurveda Palms

Schieweg 98-C

3038 BB Rotterdam, Nederland

Telefoon: +31 (0)10 243 91 95

KvK-nummer: 24469907

Versie: juni 2026

Hoe Ayurveda Palms omgaat met uw persoonsgegevens, gezondheidsgegevens en cookies.

Ayurveda Palms gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, gezondheidsgegevens en andere informatie die u met ons deelt. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens kunnen delen, welke cookies kunnen worden gebruikt en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, cliënten, potentiële cliënten, deelnemers aan workshops of online cursussen, kopers van producten, nieuwsbriefabonnees en andere personen die contact opnemen met Ayurveda Palms.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Ayurveda Palms, Schieweg 98-C, 3038 BB Rotterdam, Nederland. E-mail: info@ayurvedapalms.com · Telefoon: +31 (0)10 243 91 95 · KvK 24469907. Ayurveda Palms is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw contact met Ayurveda Palms kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

— contactgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;

— identificerende en administratieve gegevens, zoals geboortedatum, cliëntnummer, afspraakgegevens, betaalgegevens en factuurgegevens;

— gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens, voor zover relevant voor behandeling of begeleiding;

— gegevens over uw hulpvraag, gezondheidssituatie, leefstijl, constitutie, consulten, adviezen en behandeling;

— communicatiegegevens, zoals berichten via e-mail, telefoon, contactformulier of andere door u gekozen communicatiekanalen;

— gegevens die nodig zijn voor een zorgnota en eventuele declaratie bij uw zorgverzekeraar;

— gegevens in verband met workshops, online cursussen of producten, zoals inschrijving, deelname, aankoop, betaling en levering;

— nieuwsbriefgegevens, zoals naam en e-mailadres, wanneer u zich daarvoor aanmeldt;

— technische gegevens over uw bezoek aan de website, waaronder cookievoorkeuren en, voor zover van toepassing, analytische gegevens via Wix Analytics of vergelijkbare websitefunctionaliteit.

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verzameld of ontvangen.

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De belangrijkste verwerkingen zijn:

— Contact en afspraakplanning — grondslag: uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop.

— Consulten, behandeling en begeleiding — grondslag: uitvoering van de behandelovereenkomst en, waar van toepassing, verwerking in het kader van gezondheidszorg.

— Cliëntdossier — grondslag: wettelijke verplichting, uitvoering van de behandelovereenkomst en gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige dossiervorming.

— Facturatie en administratie — grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van een overeenkomst.

— Uitwisseling met zorgverleners — grondslag: toestemming, tenzij een wettelijke verplichting of vitaal belang anders bepaalt.

— Online consulten, workshops en cursussen — grondslag: uitvoering van een overeenkomst; waar nodig toestemming voor het gekozen kanaal.

— Producten — grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.

— Nieuwsbrief — grondslag: toestemming.

— Website, beveiliging en cookies — grondslag: gerechtvaardigd belang voor noodzakelijke cookies en beveiliging; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies waar vereist.

4. Gezondheidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Ayurveda Palms verwerkt deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor zorgvuldige behandeling, begeleiding, dossiervorming, administratie, wettelijke verplichtingen of met uw toestemming.

Voor zover wettelijke regels voor zorgverlening of behandeling van toepassing zijn, worden gezondheidsgegevens verwerkt binnen die regels en met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.

5. Medisch of cliëntdossier

Voor een goede behandeling of begeleiding kan het noodzakelijk zijn dat uw behandelaar een cliënt- of behandeldossier aanlegt. Het dossier kan onder meer bestaan uit persoonsgegevens, aantekeningen over uw gezondheidssituatie, gegevens over consulten en behandelingen, adviezen en andere informatie die relevant is voor uw hulpvraag en begeleiding.

Gegevens van andere zorgverleners worden alleen opgevraagd of opgenomen wanneer dat relevant is en, waar vereist, met uw toestemming.

6. Minderjarigen

Wanneer een minderjarige cliënt wordt behandeld of begeleid, kunnen ook gegevens van een ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger worden verwerkt, voor zover dat nodig is voor toestemming, communicatie, begeleiding, facturatie of wettelijke verplichtingen. Bij minderjarigen wordt rekening gehouden met de wettelijke regels over informatie, toestemming en rechten van het kind en de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s).

7. Geheimhouding en toegang

Uw behandelaar heeft een geheimhoudingsplicht. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Toegang tot cliënt- en dossiergegevens is beperkt tot personen die deze toegang nodig hebben voor behandeling, administratie, waarneming, technische ondersteuning of wettelijke verplichtingen. Waar nodig worden geheimhoudingsafspraken of verwerkersovereenkomsten gesloten.

8. Delen van gegevens met derden

Ayurveda Palms deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer de wet dat verplicht. Gegevens kunnen, afhankelijk van de situatie, worden gedeeld met:

— andere zorgverleners, alleen wanneer dat nodig is en waar vereist met uw toestemming;

— een waarnemer, indien dat noodzakelijk is voor continuïteit van zorg;

— een boekhouder of administratiekantoor;

— een bank of betaaldienstverlener;

— Wix of vergelijkbare websiteleveranciers, voor websitehosting, contactformulieren, websitebeheer, beveiliging, nieuwsbriefvoorzieningen en aanverwante websitefuncties;

— Zoom of een vergelijkbaar beveiligd videoplatform, wanneer een online consult, workshop of online cursus via dat kanaal plaatsvindt;

— verzend- of leverancierspartijen voor zover nodig voor productlevering;

— bevoegde instanties, als wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden toegepast, voor zover de AVG dat vereist, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

9. Waarneming

Bij tijdelijke afwezigheid (zoals ziekte, vakantie of overmacht) kan Ayurveda Palms een vooraf aangewezen waarnemer inschakelen. De waarnemer krijgt uitsluitend toegang tot de gegevens uit uw dossier die nodig zijn voor bereikbaarheid, continuïteit van begeleiding, veiligheid, een zorgvuldige overdracht, klachtafhandeling, incidentregistratie of dossierbeheer, en is gebonden aan geheimhouding, privacyregels en passende beveiliging. U kunt hierover vragen stellen en bezwaar maken tegen dossierinzage, voor zover dat verenigbaar is met zorgvuldige begeleiding, veiligheid en wettelijke of professionele verplichtingen. Vragen? info@ayurvedapalms.com.

10. Zorgnota en facturatie

Op de zorgnota of factuur kunnen gegevens staan die nodig zijn voor administratie, betaling en, indien van toepassing, declaratie bij uw zorgverzekeraar, zoals: naam, adres en woonplaats; geboortedatum; datum van het consult; korte omschrijving van het consult; prestatiecode en, voor zover van toepassing, AGB-code; kosten van het consult; en praktijkgegevens.

11. Online consulten, workshops en online cursussen

Ayurveda Palms kan online consulten, workshops en online cursussen aanbieden via Zoom of een vergelijkbaar beveiligd videoplatform. Hierbij verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn om de activiteit zorgvuldig te laten verlopen. Wij adviseren u om voor een online consult gebruik te maken van een rustige en private omgeving. Online consulten, workshops en cursussen worden niet opgenomen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk is afgesproken en daarvoor een passende grondslag bestaat.

12. E-mail, contactformulier en andere communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of het contactformulier, gebruiken wij uw gegevens om uw bericht te beantwoorden en, waar relevant, een afspraak, inschrijving, bestelling of verdere communicatie mogelijk te maken. E-mail en contactformulieren zijn niet altijd geschikt voor het delen van zeer gevoelige informatie. Vermeld daarom niet meer persoonsgegevens of gezondheidsgegevens dan noodzakelijk.

13. Nieuwsbrief

Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, gebruiken wij uw naam en/of e-mailadres om u nieuws, updates of inspiratie van Ayurveda Palms toe te sturen. De nieuwsbrief wordt alleen verzonden op basis van toestemming. U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de uitschrijflink in de nieuwsbrief of door contact op te nemen via info@ayurvedapalms.com.

14. Website en cookies

De website van Ayurveda Palms kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die bij bezoek aan de website op uw apparaat worden geplaatst of uitgelezen. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

— noodzakelijke/functionele cookies: nodig om de website goed en veilig te laten werken, bijvoorbeeld voor beveiliging, cookievoorkeuren en basisfunctionaliteit;

— analytische cookies: bedoeld om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de werking daarvan te verbeteren;

— marketing- of trackingcookies: bedoeld om bezoekers over websites heen te volgen, profielen op te bouwen of gepersonaliseerde inhoud of advertenties te tonen, voor zover deze ooit worden gebruikt.

Voor noodzakelijke en functionele cookies is geen voorafgaande toestemming vereist. Voor niet-noodzakelijke cookies, trackingcookies en analytische cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner of vergelijkbare keuze-instelling. U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen of toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website, voor zover beschikbaar, of cookies verwijderen of blokkeren via uw browserinstellingen.

15. Beveiliging

Ayurveda Palms neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of onrechtmatige verwerking. De website wordt waar mogelijk via een beveiligde verbinding aangeboden. Ook worden passende afspraken gemaakt met dienstverleners die persoonsgegevens in opdracht van Ayurveda Palms verwerken.

16. Bewaartermijnen

Ayurveda Palms bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

— Cliënt- of behandeldossiers: voor zover de wettelijke regels voor medische dossiers van toepassing zijn, in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van de wet of goed hulpverlenerschap.

— Administratieve en fiscale gegevens: in beginsel zeven jaar.

— Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt.

— Cookiegegevens: volgens de instellingen van de betreffende cookie of dienst en niet langer dan noodzakelijk.

17. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ons verzoeken om:

— inzage in uw persoonsgegevens;

— correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

— verwijdering van gegevens, voor zover wettelijk mogelijk;

— beperking van de verwerking;

— overdracht van gegevens;

— bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

— intrekking van eerder gegeven toestemming.

18. Behandeling van uw verzoek

U kunt uw verzoek sturen naar info@ayurvedapalms.com. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij op uw verzoek reageren. Niet elk verzoek kan altijd volledig worden ingewilligd. Voor medische of cliëntdossiers, fiscale administratie, juridische verplichtingen en andere wettelijke bewaarplichten kunnen beperkingen gelden. Als wij een verzoek niet of niet volledig kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom.

19. Vernietiging van het dossier

U kunt verzoeken om vernietiging van uw medisch of cliëntdossier. Een dergelijk verzoek wordt beoordeeld volgens de wettelijke regels. In bepaalde gevallen kan vernietiging geheel of gedeeltelijk worden geweigerd, bijvoorbeeld wanneer bewaring op grond van de wet, een gerechtvaardigd belang of goed hulpverlenerschap noodzakelijk is.

20. Klachten over privacy

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop Ayurveda Palms met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan eerst contact met ons op via info@ayurvedapalms.com. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

21. Wijzigingen

Ayurveda Palms kan deze privacy- en cookieverklaring aanpassen wanneer wetgeving, onze werkwijze, gebruikte systemen, cookies of de website veranderen. De meest actuele versie staat altijd op de website.